E-mail: consejos para evitar problemas legales.



En nuestro país la mayor parte de las empresas  aún no tienen una política para prevenir los daños derivados de los mails, cuando éstos son usados como medios de  prueba en  su contra.


Consideran que los mails, transmitidos por los circuitos internos y usando casillas de la empresa, están reservados  a esa órbita. La información –que incluye  opiniones personales- que se intercambia, no está destinada al público, ni a los terceros. En general, no sería voluntariamente  puesta en su conocimiento. Aún se escribe un mail con la idea que solo está dirigido al corresponsal. No es así.


Leí que cuando uno escribe un mail, debe hacer  de cuenta que lo encontrará a la mañana siguiente en primera página del periódico. Exagerado, pero válido. Los que siguen son tips para evitar problemas derivados de la lectura de un mail por alguien a quien no iba dirigido, o por el Juez, si fue extraído en el marco de una pericia informática:



1. No envíe bromas privadas o sobrenombres. A los aludidos no suele caerles en gracia.  A veces uno envía inadvertidamente copia del mensaje a una verdadera lista de corresponsales. Reserve su sarcasmo,  en juicio no luce. Ejemplo: “El gerente se cree Superman” ó el fatídico: “Viste bien al de Legales? Parece Drácula desnutrido”



2. Nunca sea despectivo o descalifique a  su propia  empresa, usando la dirección de su empresa: le está proveyendo material negativo a la otra parte.”En esta empresa he visto cosas peores, no tienen derecho”



3. No escriba enojado. Cuente  hasta mil. O déjelo para el día siguiente. “Te juro que lo mataría” no es la  frase favorita de los Jueces penales-quizás lo sea de los abogados laboralistas…



4. No favorezca la posición de otra parte escribiendo descuidadamente. Parece obvio, no lo es, muchas veces uno usa un lenguaje inapropiado, frívolo, ó  una metáfora innecesariamente agresiva. Va a lucir peor en boca de un abogado contrario:  “Ponete de acuerdo, o los impuestos, ó una Ferrari a fin de año”



5. Sea cuidadoso en no contratar inadvertidamente por medio de un intercambio de mails. Repase el mail cuando está negociando, hay consentimientos parciales que pueden dar lugar a responsabilidad precontractual- cuando no contractual.



6. Sea cuidadoso al abrir un mail que contiene archives desconocidos o dudosos. Consulte con el área de sistemas antes de abrirlo ó retransmitirlo. Puede tratarse de  un virus, pero también de material ilegal cuya diseminación constituye  un delito. Nunca transmita links ó sitios pornográficos, es inadmisible ser cómplice de un depravado.



7. No use la casilla de la empresa para fines personales.



Además, hay gemas que la doctrina estadounidense  llama  “dirty  dozen”. En seguida demuestran lo apropiado de su denominación:



“Solamente fue de palabra” No tanto, fue por mail.


“Estoy seguro que no puse nada por escrito” En realidad, “puso” el mail…


“No quiero discutir esto por mail” No lo haga, pero tampoco lo escriba.


Realmente no debería escribirte esto…” Tiene razón, no debió hacerlo.


 “Borra este mail de inmediato”  En la web no hay borrador.


 “No les cuentes” Siga su propio consejo.


“Nunca se van a dar cuenta” Sí lo harán, con un par de herramientas de e-discovery


“Podría tener problemas por contarte esto, pero…”  Los tendrá, cuando se pruebe en  juicio, por la metadata de su  mail, todo aquello que no debió probarse, al menos de esa manera.


“Se supone que no lo se, pero…” Casi mejor que Ud.  no lo supiera.


“No preguntes, no querrás saber…”…Tampoco querrá que lo sepan los abogados de la contraria.


“Me imagino que…” Cuidado con la imaginación, la del abogado de la contraria suele ser más fecunda.


“Esto es de verdad legal?”No tengo la menor idea, seguramente V.S. sí  la tiene.


Tener en mente estos tips no implica perfeccionar sus dotes de engaño. Simplemente evitan que su firma pierda un  litigio que por derecho podría  haberse ganado- de no ser porque diseminó una falsa e inapropiada imagen de su empresa y su proceder  por la web.


 La idea no es alentar el fraude, es escribir solamente lo que se está dispuesto a cumplir, con el cuidado y la seriedad que la empresa –y Ud.- merece. Cada documento  digital es transparente e irrevocable,   conviene  utilizarlos con prudencia. 

Fuente: Martín Franco Elizalde / MFE Consultores jurídicos

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